Ressourcen
Lernziele
In diesem Kapitel lernen Sie:
Einführung
Unter Ressourcen versteht man in CONTEX alles, was in Form von Dateien vorliegt. Dies sind wahrscheinlich hauptsächlich Bilder, es können aber auch PDF Dokumente, ZIP-Dateien oder jede beliebige Art von Dateien sein. Damit man bei seinem Web-Auftritt die Übersicht über alle im Internet veröffentlichten Bilder und Dokumente hat, werden in CONTEX alle Ressourcen zentral verwaltet. Dies Bedeutet, dass keine Ressource im Internet veröffentlicht werden kann, ohne das diese in der Zentralen Resourcenverwaltung registirert ist. Die Ressourcen können in der zentralen Ressourcenverwaltung in beliebige Gruppen und diese wieder in beliebige Kategorien unterteilt werden, unabhängig von deren tatsächlichen Verwendung in Inhalten von Seiten.
Vorteile einer Zentrale Ressourcenverwaltung:
- Alle Ressourcen werden an einem zentralen Ort registriert und verwaltet.
- Es kann verhindert werden, dass gleiche Ressourcen unbeabsichtigt in verschiedenen Versionen auf dem Internet veröffentlicht werden.
- Dank der Unterteilung von Quell und Ressourcenpfad können Dokumente welch in der Unternehmensstruktur liegen (Quelle) auf Knopfdruck im Internet aktualisiert werden. So wird auch verhindert, dass ein Dokument, welches gerade durch einen Mitarbeiter in Bearbeitung ist unbeabsichtigt veröffentlicht wird.
- Es können Restriktionen definiert werden, dass z.B. Bilder nur bis zu einer bestimmten Dateigrösse zugelassen werden, oder dass bestimmte Dateiformate (z.B. Microsoft Word) gar nicht zugelassen werden.
- Es können Sicherheitsdefinitionen definiert werden, bei denen bestimmte Benutzergruppen nur Zugriffe auf bestimmte Ressourcengruppen oder Kategorien haben.
Zentrales verwalten von Ressourcen
Die Ressourcen werden im Ressourcen-Manager verwaltet, welcher über den Menüpunkt "Bearbeitet" und "Ressourcen..." aufgerufen werden kann.
Im Linken Bereich dieses Fensters sind die Gruppen und Kategorieen
dargestellt, welche die Ressourcen unterteilen. Die Gruppen können
dabei Kategorien beinhalten, welche wiederum die einzelnen Ressourcen beinhalten.
Nach einem neu erstellten Internet-Auftritt sind Standardmässig
die Gruppen "Archiv", "Standard" und "System" mit den Kategorien
(Gelb) "Downloads", "Bilder" bzw. "Navigation" und "XML" vorhanden. Die
Gruppen "Standard" und "Archiv" können nicht verändert oder
gelöscht werden, da es sich um Systemgruppen handelt:
Die Gruppe "Standard" enthält alle Kategorien, welche
keiner Gruppe zugeteilt wurden.
Die Gruppe "Archiv" enthält alle Kategorien
aller Gruppen. Darin sind die "Entfernten" Ressourcen gespeichert.
Bevor Sie mit dem verwenden von Ressourcen in Ihrem Internet-Auftritt beginnen ist es ratsam sich Gedanken über die Gruppierung und Kategorisierung von Ressourcen zu machen. Dies kann je nach Unternehmenstruktur (z.B. Abteilungen) oder dem Internet-Auftritt selbst ganz unterschiedlich aussehen. Sie können Ressourcen, Kategorien und Gruppen auch noch zu einem späteren Zeitpunkt reorganisieren, diese Arbeit können Sie sich aber sparen, wenn Sie sich das vorher gut überlegen.
Im Rechten Bereich sehen Sie eine Auflistung der Ressourcen der aktuell gewählten Kategorie (oberer Teil), sowie eine Vorschau (nur bei Bild-Ressourcen) im unteren Teil.
Hinweis: Ressourcen können nur von Ressourcen-Verwaltern oder Administratoren geändert werden. Verwenden können die Ressourcen aber alle Benutzer.
Erstellen einer Ressourcengruppe
Klicken Sie im im linken Bereich auf "Neue Ressourcen Gruppe" um eine neue Ressourcen Gruppe zu erstellen:
Das Fenster "Ressourcen Gruppe Eigenschaften" erscheint, um eine neu Gruppe zu eröffen:
Geben Sie die Bezeichnung der Gruppe ein. Die Sortierung dient zum festlegen der Reihenfolge der Gruppen im linken Bereich. In unserem Fall erstellen wir nun eine Ressourcengruppe für das Forschungsteam unserer Firma. Damit Ressourcen Gruppen auch Ressourcen zugewiesen werden können, braucht jede Gruppe mindestens eine Ressourcen Kategorie. Sie können keine Ressorce direkt einer Gruppe zuweisen.
Festlegen der Berechtigung
Damit das Forschungsteam (und nur das Forschungsteam) nun Zugriff auf die Gruppe hat, können wir denen nun den Zugriff auf diese Gruppe erteilen:
Wählen Sie zuerst die Gruppe "Forschung" und klicken Sie auf "Sicherheit bearbeiten". Das Fenster zum zuweisen der Gruppen welche Zugriff auf dieses Verzeichnis haben wird geöffnet:
Wählen Sie nun für welche Benutzergruppen diese Ressourcengruppe zugänglich ist. Bei allen anderen Gruppen wird diese Gruppe nun nicht mehr angezeigt (Ausser für Administratoren und Ressourcen-Verwalter, diese haben immer Zugriff auf alle Gruppen und Kategorien).
Hinweis: Auf die Standard und die Archivgruppe haben immer alle Benutzer Zugriff
Erstellen von Kategorien
Das erstellen von Kategorien in Gruppen funktioniert gleich, wie das erstellen von Gruppen, ausser das die Kategorie einer Gruppe zugewiesen werden muss:
Der Pfadname wird automatisch generiert, kann aber von Ihnen übersteuert werden. CONTEX achtet darauf, das der Pfadname einer Kategorie über alle Gruppen hinweg eindeutig ist.
Ebenfalls kann bei der Kategorie definiert werden, welche Benutzergruppen Zugriff auf diese Kategorie haben. Die macht aber nur in sehr grossen Unternehmenstrukuten Sinn.
Erfassen von Ressourcen
Nachdem Sie die Gruppen und Kategorien angelegt haben, können die Ressourcen hinzugefügt werden. Dies kann grundsätzlich auf 2 Arten geschehen:
1. Wählen Sie die Gruppe und die Kategorie und klicken Sie auf "Neue Ressource...". Es erscheint der Dialog zum angeben einer neuen Ressource:
Wählen Sie unter "Dateiname" die Ressource, die Sie hinzufügen möchten. Wenn die Datei auf dem Inernet unter einem anderen Dateinamen erscheinen soll, als der intern verwendete könne Sie diesen unter "Dateiname Web" definieren. Wenn Sie "Dateiname Web" leer lassen wird auf dem Internet automatisch der Interne Name verwendet. Die Ressourcen-Kategorie ist automatisch schon für Sie ausgewählt worden. Klicken Sie nun OK, passiert folgenes:
- CONTEX prüft die Datei-Restriktionen die in den Web-Auftritt Eigenschaften festgelegt wurden.
- CONTEX kopiert die Datei aus dem Quellverzeichnis (das von Ihnen angegebene) in das CONTEX Ressourcen-Verzeichnis (Definierbar in den Web-Auftritt Eigenschaften). Egal wie die Datei im Quellpfad ab jetzt verändert wird, publiziert CONTEX immer die Datei im Ressourcen Pfad und somit den aktuellen gültigen Stand. (Siehe auch "Quelldateien einlesen" weiter unten)
Diese Methode Ressourcen hinzuzufügen eignet sich, wenn Sie einzelne Ressourcen hinzufügen möchten.
2. Fügen Sie Ressourcen via Drag&Drop (Ziehen und Ablegen) aus dem Windows Explorer hinzu. Dazu müssen Sie erst die Kategorie anwählen, zu welcher Sie die Ressourcen hinzufügen möchten. Danach selektieren Sie die Ressourcen im Windows Explorer und ziehen diese mit der Maus in den Rechten Listenbereich. Verwenden Sie diese Methode um mehere Ressourcen einer Kategorie hinzuzufügen.
Ressourcen aktualisieren/Quelldateien einlesen
Wenn Sie eine Ressource im Quellpfad überarbeitet haben, muss die Quelldatei neu eingelesen werden, damit die Änderungen auch auf dem Internet sichtbar werden. Dieser zusätzliche Schritt verhindert, das unbeabsichtigt ein Dokument, welches gerade überarbeitet wird in diesem halbfertigen Zustand auf dem Web veröffentlicht wird. Folgendes Beispiel veranschaulicht dies:
- Am 1. August nimmt Mitarbeiter A das Dokument "Referenzprojekte" in Ihrem Netzlaufwerk M: in den CONTEX Ressourcen-Manager auf und veröffentlicht dies auf einer Webseite.
- Am 1. September beginnt der Mitarbeiter B mit dem Überarbeiten des Dokuments "Referenzprojekte". Er fängt damit an gewisse Referenzprojekte im Dokument zu entfernen, dann kommt aber etwas dazwischen und er speichert das Dokument, um am nächsten Tag weiterzumachen.
- Am Abend des 1. Septembers entschliesst sich der Internetadministrator dazu das Web zu generieren und zu veröffentlichen. Ohne CONTEX würde nun das halbfertige Dokument "Referenzprojekte" welches gar keine Referenzprojekte mehr beinhaltet veröffentlicht.
- Am 2. September aktualisiert der Mitarbeiter B das Dokument "Referenzprojekte" und erfasst alle Referenzprojekte seiner Firma.
- Am 3. September staunen die Mitarbeiter A + B darüber, das auf dem Internet gar keine Referenzprojekte mehr vorhanden sind, bzw das Dokument leer ist!!!
Wenn Sie also Mitarbeiter B sind und das Dokument am 2. September vollständig überarbeitet haben, so gehen Sie in den CONTEX Ressourcen Manager und selektieren Sie das überarbeitete Dokument. Anschliessend wählen Sie "Quelldateien einlesen". Im darauffolgenden Fenster wählen Sie "Markierte Ressource(n)" (Wenn Sie nur Ihr markiertes Dokument einlesen möchten) und klicken Sie auf ok. CONTEX prüft nun wieder die Restriktionen und kopiert im Erfolgsfall die Datei wieder zu sich in das Ressourcen Verzeichnis. Ab jetzt wird beim nächsten generieren und publizieren des Webs das aktualisierte Dokument verwendet.
Hinweis: Sie können die Dokumente im Quellpfad auch gleich vom Ressourcen-Manager aus bearbeiten, wenn Sie die zu bearbeitende Ressource markieren und dann auf "Ressource bearbeiten" klicken:
Tipp: Wenn Sie keine Quellpfade verwenden möchten, weil der Internetauftritt dazu zu klein ist, oder Sie dies gar nicht benötigen, können Sie Ihre Dateien auch gleich im Ressourcen-Pfad von CONTEX erstellen. CONTEX hat keine Probleme damit, wenn der Quell und der Ressourcenpfad derselbe ist.
Ressourcen entfernen und löschen
Ressourcen, welche Sie in ihren Texten
oder Bildinhalten verwenden können natürlich nicht einfach so entfernt werden.
Aber wenn Sie nicht verwendete Ressourcen aus der Verwaltung entfernen möchten,
so markieren Sie den gewünschten Eintrag und klicken in der Symbolleiste auf
das Symbol "Archivieren". Hierdurch wird der Eintrag jedoch noch nicht
gelöscht, sondern wird in die Archiv-Gruppe verschoben. Möchten Sie die Ressource
endgültig aus CONTEX entfernen, so können Sie die Ressource wiederum markieren
und "Löschen" aus der Symbolleiste wählen.
Ressourcen verwenden
Nachdem Ihre Ressourcen nun im Ressource-Manager erfasst wurden, können Sie diese nun in Inhalten oder der Navigation (siehe Kapitel "dynamische Navigation ") verwenden.
Verwenden von Bild-Ressourcen in Text/HTML Inhalten
Wenn Sie einen Textinhalt erstellt haben und nun im HTML
Editor ein Bild in Ihren Text einfügen möchten, dann klicken Sie im HTML Editor
auf das Bild Symbol (
). Das Bild Eigenschaftsfenster
öffnet sich:
Wenn Sie nun bei "Bild" auf die Lupe klicken öffnet sich der Ressourcen-Manager (öffnet
sich u.u. automatisch) und Sie können ein Bild mit doppelklick auswählen (oder
selektieren und auf klicken). Wenn das Bild noch
nicht vorhanden ist, können Sie es gleich in diesem Arbeitschritt wie oben
Beschrieben hinzufügen.
Klicken Sie auf OK und das Bild wird eingefügt.
Verwenden von Datei-Ressourcen in Text/HTML Inhalten
Datei Ressourcen, wie z.B. wenn Sie eine ZIP Datei zum downloaden anbieten möchten, werden über den HyperLink-Dialog des HTML Editors erstellt. Dazu gehen Sie folgendermassen vor:
Öffnen Sie den HTML Editor eines Text Inhaltes.
Anschliessen schreiben Sie einen Text Wie z.B. "Zum downloaden klicken Sie hier"
und markieren "hier". Nun klicken Sie auf das Hyperlink Symbol (
). Der
Hyperlink-Dialog öffnet sich:
Wählen Sie hier "Link auf Ressource" und danach auf die dazugehörige Lupe um wie vorher im Ressourcen Manager die entsprechende Datei zu wählen. Wenn Sie dann auf OK klicken, wird der HyperLink auf die Ressource eingefügt.
Mehrere Ressourcen einfügen und Bildgalerien erstellen
CONTEX bietet auch die Möglichkeit mehrere
Bilder gleichzeitig in einen Textinhalt einzufügen. Des weiteren kann
CONTEX auch gleich Bildgalerieren erstellen (inkl. das erstellen von
Vorschaubildern). Öffnen Sie dazu einen beliebigen Textinhalt im HTML Editor und
wählen Sie aus dem Menu "Einfügen" und "Bildgalerie". Es öffnet sich wiederum
der Ressourcen-Manager. Wählen Sie hier mehrere Bilder (min. 2) und klicken sie
auf . Nun
Öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie gefragt werden, wie die Bilder bzw.
Ressourcen eingefügt werden sollen:
Hier haben Sie folgende Hauptfunktionen zu Auswahl:
| Hyperlinks erstellen | Erstellt eine Text-Auflistung mit Hyperlinks auf die entsprechenden Ressourcen, z.B.: | ||||
| Bild(er) einfügen |
Fügt die gewählten Bilder in Orginalgrösse Vertikal oder Horizontal ein:
| ||||
| Bildgalerie erstellen |
Erstellt eine konfigurierbare Bildergalerie. Dabei können Sie wählen, wieviele Spalten (unten sind es 2 Spalten), wie gross die Vorschaubilder sein sollen, ob die Vorschaubilder automatisch skaliert werden sollen* und ob mit einem klick auf das Bild die Orginalressource angezeigt werden soll. Beispiel:
* CONTEX erstellt beim skalieren ein Thumbnail Bild im Ressourcen-Manager unter dem Name Orginalbild_Thumb_B_H.jpg (B=Breite und H=Höhe). Wird nur die Breite (oder nur die Höhe) angegeben, wird die Höhe (o. Breite) automatisch berechnet,um das Seitenverhältnisbeizubehalten. |
Ressourcen prüfen
Sie können von CONTEX prüfen lassen, ob alle Ressourcen noch existieren und gegebenenfalls den Pfad auf die Ressource anpassen. Die ist z.B. nötig, wenn Sie das CONTEX Web komplett auf einen anderen Rechner kopieren der keinen Zugriff auf die Quelldateien hat, oder wenn Sie z.B. das Stamm-Verzeichnis der Quelldateien ändern. Um zu Prüfen, welche Dateien noch gültig sind, können Sie im CONTEX Menü auf "Extras" und "Ressourcen prüfen" klicken.
Sie können einerseits prüfen lasen, ob in den Inhalten Ressourcen direkt verwendet wurden (Dies ist für forgeschrittene Benutzer möglich indem Sie den HTML Code direkt bearbeiten) oder aber Sie prüfen die Quellressourcen.
Wählen Sie den entsprechenden Register-Tab ("Verwendete Ressourcen" zum prüfen der Inhaltsresourcen und "Quellpfad der Ressourcen" zum prüfen der Quelldateien.
CONTEX listet nun die Dateien auf, welche nicht mehr existieren:
Klicken Sie auf die erste Datei. Sie können nun für alle Ressourcen, welche diesen Pfad verwenden einen neuen Pfad angeben. Der Pfad wird durch klicken auf "2. Anpassung durchführen" angepasst. Wenn der Pfad angepasst wurde klicken Sie erneut auf "1. Ressourcen prüfen..." und wiederholen Sie den Vorgang bis keine Quellressourcen mehr fehlen.
Hinweis: Das Fehlen der Quellressourcen ist kein Problem während dem generieren des Web's da CONTEX ja alle Dateien bereits im Ressourcenverzeichnis hat. Sie müssen erst die richtigen Quelldateien-Pfade haben, wenn Sie eine Ressource bearbeiten und neu in CONTEX einlesen möchten.