Implementierung eines CMS
Die Einführung eines Content Management System (CMS) für den Unterhalt einer Website ist oft ein komplexes Unterfangen.
Dieser Text zeigt einige Eckpunkte bei der Implementeriung von Content Management Systemen auf.
Wir teilen die Implementierung in vier Hauptbereiche:
- Formulieren der Bedürfnisse
- Evaluation der geeigneten Software und Partner
- Umsetzung und Einführung
- Betrieb des Systems
Formulierung der Bedürfnisse
Die Ansicht, dass ein CMS für ständig aktualisierte Inhalte sorgt und die Kosten nahezu eliminiert ist bei vielen Unternehmungen weit verbreitet.
Die Entäuschung ist meist gross wenn nach erfolgreicher CMS Einführung die Kommunikationsplattform genauso leblos bleibt.
Um diesen Umstand zu verhindern müssen vor jeder CMS-Implementation die Bedürfnisse genau definiert werden.
Dabei spielen nicht nur technische Aspekte eine Rolle (Netzwerkinfrastruktur, erwartete Zugriffe, anzubindende Fremdsysteme) sondern auch firmeninterne und -externe Anforderungen müssen berücksichtigt werden.
Jede Unternehmung muss sich folgende Fragen stellen:
- Was wird von unseren Benutzern erwartet?
- Was für Inhalt wollen wir anbieten?
- Wer ist für den Inhalt verantwortlich?
Aus dem Mix an technischen, betriebswirtschaftlichen und marketingtechnischen Bedürfnissen können nun genaue Anforderungen an das zu implementerende System abgeleitet werden.
Evaluation der geeigneten Software und Partner
Sind die Anforderungen an das künftige System klar definiert, muss im Markt ein System evaluiert werden, welches grossmehrheitlich die gewünschten Funktionen bietet.
Um den ganzen Markt zu erfassen empfehlen wir, einen geeigenten Partner zu verpflichten. Heute gibt es mehrere Hundert Systeme welche sich grundlegend bei den Zusatzleistungen, der Skalierbarkeit und dem Preis -/Leistungsverhältnis unterscheiden. Dienstleister mit bereits erfolgreich umgesetzten Projekten können Sie in dieser Beziehung optimal beraten.
Wir segmenterieren den Markt in drei Hauptkategorien:
- High-End Systeme mit extremer Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit
- Enterprise Systeme für grosse Portalfunktionen
- Systeme für kleine und mittelgrosse Websites
Jede dieser Kategorien hat seine Vor- und Nachteile. Für High-End Systeme müssen meist hohe Investitionen in Hardware und Personal getätigt werden, bieten dafür eine Plattform, die nicht nur Web sondern Inhalt in der ganzen Firma verwaltet.
Enterprise Systeme bieten komfortable Website-Verwaltungsfunktionen für eine grosse Anzahl Autoren, Administratoren und Publisher und verfügen standardmässig über Schnittstellen zu Groupwaresystemen.
Die High-End und Enterprise Systeme haben jedoch eines gemeinsam. Für Unternehmungen mit schmalem IT-Budget oder kleiner IT-Abteilung sind diese Systeme kaum finanzier- und unterhaltbar.
Meist reichen klassiche Web-CMS jedoch aus. Bei diesen Systemen muss jedoch besonders auf die spätere Ausbaubarkeit geachtet werden.
Umsetzung und Einführung
Ist das passende System und ein Dienstleister ausgewählt, werden die Bedürfnisse Schritt für Schritt umgesetzt.
Die Umsetzungsphase läuft im Normalfall nach klassichen Schemen ab. Als Kunde sollten Sie darauf achten, dass Sie regelmässig in den Umsetzungsprozess einbezogen werden.
Ein intensiver Kontakt mit zukünftigen Autoren, Administratoren und Publisher ist dabei sehr wichtig.
Lassen Sie die zukünftigen User schon früh mit dem neuen System Erfahrungen sammeln und geben Sie die Inputs und Wünsche transparent weiter.
Dies steigert nicht nur die Qualität der Arbeit, es erhöht auch die Akzeptanz auf der Seite der neuen Benutzer.
In der Einführungsphase muss das System einer eingehenden Prüfung unterzogen werden. Nicht nur im Bezug auf die Arbeitsgüte des Dienstleisters.
Die Einführungsphase sollte dabei mit einem klar definierten Endtermin abgeschlossen werden. Es ist symptomatisch, dass während der Einführung beim Kunden noch Neuerungen integriert werden. Dies ist unter allen Umständen zu vermeiden und in einem zweiten Schritt zu erledigen.
Betrieb des Systems
Mit dem Ende der Einführung wird das System auch in die Hände des Kunden übergeben.
Stellen Sie sicher, dass der Dienstleister alle nötigen Dokumentationen und vorallem ein Betriebshandbuch übergibt.
Mit Support- und Wartungsverträgen können Sie eine nachhaltige und schnelle Behebung von anfallenden Problemen sicherstellen.